(Alterada pelas Portarias GR 6762/2016, 6990/2017 e 7814/2022)
(Revoga a Portaria GR 6294/2013)
Altera e consolida a Portaria GR nº 6294/2013, que instituiu a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA.
O Reitor da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, nos termos do art 42, I, do Estatuto da Universidade de São Paulo, e considerando:
– a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições da Constituição Federal (art 216, § 2º), dos Decretos nº 22.789, de 19/10/1984, nº 29.838, de 18/04/1989, e nº 48.897, de 27/08/2004, e
– a importância de identificar e elaborar a tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, condição preponderante para assegurar o acesso à informação, em conformidade com as disposições do Decreto nº 58.052, de 16/05/2012, que regulamenta a Lei Federal nº 12.527, de 18/11/2011, que regula o acesso à informação e define procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e pelas entidades sem fins lucrativos que recebam recursos públicos estaduais para a realização de atividades de interesse público, baixa a seguinte
PORTARIA:
Artigo 1° – Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor, composta pelos seguintes servidores, sob a coordenação do primeiro nomeado e a vice-coordenação da segunda nomeada:
– Dr. Regis Lattouf;
– Sra. Bárbara Júlia Menezello Leitão;
– Prof. Dr. José Alberto Cuminato;
– Sr. Daniel de Souza Coelho;
– Sr. Alberto Teixeira Protti;
– Sr. Luís Carlos Moreira Gomes;
– Sr. João Maria Caldeira Pacheco.
Artigo 2° – A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA tem as seguintes atribuições, garantida a autonomia Universitária:
I – Quanto à política de gestão documental:
a) atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
b) elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos;
c) orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;
d) consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral da USP acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a USP figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;
e) comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio”, para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;
f) planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos;
g) coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto nº 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP nº 02, de 02/12/2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;
h) propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente.
II – Quanto à política de acesso:
a) orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;
b) realizar estudos visando à identificação e à elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais da Universidade de São Paulo;
c) encaminhar ao Reitor a tabela mencionada no inciso II, alínea b, deste artigo, bem como as normas e procedimentos visando à proteção de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, para oitiva do órgão jurídico e posterior publicação;
d) orientar o órgão sobre a correta aplicação dos critérios de restrição de acesso constantes das tabelas de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais;
e) comunicar à Unidade do Arquivo Público do Estado a publicação de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, e suas eventuais alterações, para consolidação de dados, padronização de critérios e realização de estudos técnicos na área;
f) propor ao Reitor a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;
g) manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;
h) atuar como instância consultiva do Reitor, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas.
III – Informar ao Reitor a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos.
IV – Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso.
§ 1º – Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
§ 2º – Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário.
Artigo 3º – A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá consultar a Procuradoria Geral da USP quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades da Universidade, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 4º – Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA.
Artigo 5º – A Universidade de São Paulo se compromete a informar a Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos, nos termos do art 6º, inciso XII, do Decreto nº 22.789/1984, a tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais do órgão, solicitando orientação do SAESP em caso de dúvida.
Artigo 6° – O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional, será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.
Artigo 7º – Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.
Artigo 8º – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário, em especial a Portaria GR nº 6294, de 7 de agosto de 2013 (Proc. USP nº 2007.1.29167.1.7).
Reitoria da Universidade de São Paulo, 14 de março de 2014.
MARCO ANTONIO ZAGO
Reitor
