Dispõe regras e diretrizes para a designação e atuação da comissão de planejamento, do demandante e/ou equipe técnica, do agente de contratação e pregoeiro, da equipe de apoio, da comissão de contratação e dos gestores e fiscais de contratos, nos termos da Lei Federal nº 14.133/2021 e dos Decretos Estaduais nºs 67.689/2023, 68.017/2023, 68.185/2023, 68.220/2023 e 68.422/2024, no âmbito da Universidade de São Paulo.
O Reitor da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, nos termos do art 42, inciso I, do Estatuto, tendo em vista o disposto nos artigos 7º e 8º, § 3º, da Lei Federal nº 14.133/2021 e nos Decretos Estaduais nºs 67.689/2023, 68.017/2023, 68.185/2023, 68.220/2023 e 68.422/2024, baixa a seguinte
PORTARIA:
Capítulo I – Da Designação e Requisitos
Competências para Designação dos Agentes Públicos
para o Exercício de Funções Essenciais
Artigo 1º – Compete ao Dirigente da respectiva Unidade ou órgão administrativo a designação da comissão de planejamento, do agente de contratação e pregoeiro, da equipe de apoio, da comissão de contratação e dos gestores e fiscais de contratos, com seus respectivos substitutos, nos termos dos artigos 2º, 3º, 4º e 5º desta Portaria.
Parágrafo único – Compete ao Reitor a designação do pregoeiro exclusivamente para aquisições e contratações na modalidade Pregão a partir de R$ 650.000,00.
Requisitos para a Designação
Artigo 2º – Os agentes públicos designados para o cumprimento do disposto nesta Portaria deverão preencher os seguintes requisitos:
I – ser, preferencialmente, servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da administração pública;
II – ter atribuições relacionadas a licitações e contratos ou possuir formação compatível ou qualificação atestada por certificação profissional emitida por escola de governo criada e mantida pelo poder público; e
III – não ser cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da administração, nem ter com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e civil.
§ 1º – Para fins do disposto no inciso III do “caput”, consideram-se contratados habituais as pessoas físicas e jurídicas cujo histórico recorrente de contratação com a Universidade evidencie significativa probabilidade de novas contratações.
§ 2º – A vedação de que trata o inciso III do “caput” incide sobre o agente público que atue em processo de contratação cujo objeto seja idêntico, semelhante ou relativo ao mesmo ramo de atividade em que atue o licitante ou o contratado habitual com o qual tenha vínculo.
§ 3º – Os agentes de contratação, inclusive o pregoeiro, os seus substitutos e o presidente da comissão de contratação serão designados dentre servidores efetivos ou empregados públicos dos quadros permanentes da administração pública.
§ 4º – Os agentes públicos designados para o cumprimento do disposto nesta Portaria e os respectivos substitutos serão formalmente cientificados da indicação e das respectivas atribuições previamente à designação para o exercício da função.
§ 5º – A impossibilidade de a designação dos agentes públicos recair em servidores efetivos ou empregados pertencentes aos quadros permanentes da administração contratante deverá ser previamente justificada nos autos do processo da contratação.
Princípio da Segregação de Funções e Vedações Legais
Artigo 3º – O princípio da segregação de funções veda a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na contratação.
Parágrafo único – A aplicação do princípio de que trata o “caput” deste artigo:
1. será avaliada na situação fática processual;
2. poderá ser ajustada, no caso concreto, em razão da consolidação das linhas de defesa e/ou de características do caso concreto, tais como o valor e a complexidade do objeto da contratação, mediante justificativa.
Artigo 4º – O agente público designado para atuar na área de licitações e contratos e o terceiro que auxilie a condução da contratação, na qualidade de integrante de equipe de apoio, de profissional especializado ou de funcionário ou representante de empresa que preste assessoria técnica, deverão observar as vedações previstas no art. 9º da Lei nº 14.133/2021, observando-se, ainda, os impedimentos prescritos no seu § 1º.
Capítulo II – Da Atuação, Competências e Funcionamento
da Comissão de Planejamento
Artigo 5º – A comissão de planejamento da contratação é o conjunto de agentes públicos que reúnem as competências necessárias à completa execução das etapas de planejamento da contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnico-operacionais e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros, com as seguintes atribuições principais:
I – assegurar o alinhamento das contratações ao planejamento estratégico e às leis orçamentárias e promover eficiência, efetividade e eficácia em suas contratações;
II – estruturar as etapas de planejamento da contratação;
III – atuar na elaboração do Plano de Contratações Anual (PCA);
IV – acompanhar a execução orçamentária em conformidade com o Plano de Contratações Anual (PCA);
V – elaborar relatórios de acompanhamento e de indicadores da execução orçamentária e do Plano de Contratações Anuais (PCA);
VI – dar suporte aos demandantes e às áreas técnicas na elaboração dos artefatos de planejamento e da fase preparatória das contratações, tais como Documento de Formalização de Demanda – DFD, Cadastro da demanda – Estudo Técnico Preliminar – ETP, Análise de Risco Preliminar – ARP, Termo de Referência Preliminar – TRP e eventuais Projetos.
§ 1º – Para atendimentos dos princípios da eficiência, eficácia, planejamento, segregação de funções, celeridade e economicidade, previstos no artigo 5º da Lei Federal 14.133/2021, é oportuno que sejam compostas comissões de planejamento setoriais no âmbito dos Campi USP e/ou Unidades com aquisições e contratações afins, que possam realizar estudos e planejamento conjuntos, com agrupamento de demandas, contando com as equipes de compras correlatas, promovendo aquisições e contratações de maior qualidade, mais efetivas e menos onerosas à Administração Pública.
§ 2º – As comissões tratadas no § 1º deste artigo serão instituídas por iniciativa das Unidades envolvidas e os membros indicados deverão ser designados pelo Reitor.
Do Demandante e da Equipe Técnica
Artigo 6º – O demandante é o agente público ou Unidade responsável por identificar a necessidade da contratação de bens, serviços e obras e requerê-la, enquanto que a equipe técnica (administrativa, financeira, gestão socioambiental, tecnologia da informação, etc.) é o agente ou Unidade com conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, responsável por analisar o documento de formalização de demanda e promover a agregação de valor e a compilação de necessidades de mesma natureza; com as seguintes atribuições principais, que poderão ocorrer conjuntamente:
I – elaborar os artefatos da fase preparatória determinada no art. 18 da Lei nº 14.133/2021, tais como Cadastro da demanda – Estudo Técnico Preliminar – ETP, Análise de Risco Preliminar – ARP, Termo de Referência Preliminar – TRP e eventuais Projetos;
II – elaborar o Documento de Formalização de Demanda – DFD, pelo qual a área demandante apresentará suas necessidades de contratação, que constituirá o Plano de Contratações Anual – PCA, objetivando a racionalização das contratações e garantindo o alinhamento com o planejamento estratégico da Unidade/órgão;
III – gerir o ciclo de vida dos bens ou serviços contratados, objetivando a sua correta utilização/aplicação, em razão do atendimento de suas necessidades, no que diz respeito aos aspectos funcionais da contratação, em conformidade com o planejamento estratégico da Unidade ou órgão.
Parágrafo único – As funções de demandante e de área técnica serão indicadas pela assistência técnica de direção ou equivalente da Unidade/órgão e poderão ser desempenhadas pelo mesmo agente público ou área, desde que, no exercício dessas atribuições, detenha conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, observado o disposto no “caput” deste artigo.
Do Agente de Contratação e Pregoeiro
Artigo 7º – O agente de contratação, que nas licitações na modalidade pregão será denominado pregoeiro, é o agente público designado nos termos do Capítulo I desta Portaria, em caráter permanente ou especial, com as seguintes atribuições principais:
I – acompanhar e executar as atividades necessárias ao bom andamento da licitação, até a homologação;
II – tomar decisões em prol da boa condução da licitação, dar impulso ao procedimento, inclusive por meio de demandas às áreas das Unidades de contratações, para fins de saneamento da fase preparatória, caso necessário;
III – acompanhar os trâmites da licitação e promover as diligências necessárias, se for o caso, para a boa execução do calendário de contratações previsto no Plano de Contratações Anual, observado o grau de prioridade da contratação;
IV – conduzir e coordenar a sessão pública da licitação e promover as seguintes ações:
a) receber, examinar e decidir as impugnações e os pedidos de esclarecimentos ao edital e aos seus anexos e requisitar, se for o caso, subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos;
b) verificar a conformidade da proposta mais bem classificada com os requisitos estabelecidos no edital;
c) verificar e julgar as condições de habilitação;
d) sanear erros ou falhas que não alterem a substância das propostas e dos documentos de habilitação, excepcionada a hipótese de substituição por comissão de contratação, na forma do § 3º desde artigo;
e) encaminhar à comissão de contratação, quando for o caso, os documentos relativos aos procedimentos auxiliares previstos no artigo 78 da Lei Federal nº 14.133/2021, observado o disposto no § 4º deste artigo;
f) realizar interlocução com o primeiro colocado do certame, para fins de negociação de condições mais vantajosas à Administração, quando possível;
g) indicar o vencedor do certame;
h) conduzir os trabalhos da equipe de apoio;
i) encaminhar o processo instruído, após encerradas as fases de julgamento e de habilitação e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior, para adjudicação e para homologação.
§ 1º – O agente de contratação nos processos de licitação na modalidade leilão será designado leiloeiro, e a ele se aplicam, no que couber, as previsões do presente artigo e do Decreto Estadual nº 68.422/2024, aplicável aos casos em que não houver contratação de leiloeiro oficial.
§ 2º – O agente de contratação será auxiliado por equipe de apoio, de que trata o art. 8º, e responderá individualmente pelos atos que praticar, salvo quando induzido a erro por ação ou omissão da equipe de apoio ou de terceiros.
§ 3º – Nas licitações que envolvam bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo, 3 (três) membros, designados nos termos do disposto no art. 9º desta Portaria, que responderão solidariamente por todos os atos praticados pela comissão, ressalvado o membro que expressar posição individual divergente fundamentada e registrada em ata lavrada na reunião em que houver sido tomada a decisão.
§ 4º – No sistema de registro de preços, caberá ao agente de contratação receber, examinar e julgar documentos relativos ao procedimento auxiliar da licitação.
§ 5º – Em licitação que envolva bens ou serviços especiais cujo objeto não seja rotineiramente contratado pela Administração, poderá ser contratado, por prazo determinado, serviço de empresa ou de profissional especializado para assessorar os agentes públicos responsáveis pela condução da licitação.
Da Equipe de Apoio
Artigo 8º – A equipe de apoio é responsável por auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação no desempenho das atribuições relacionadas nos artigos 5º e 11 desta Portaria, respectivamente.
Parágrafo único – A equipe de apoio poderá ser composta por terceiros contratados, observadas as normas legais e regulamentares incidentes à espécie e as vedações previstas no artigo 9º da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
Da Comissão de Contratação
Artigo 9º – A comissão de contratação deverá ser formada por, no mínimo, 3 (três) membros, um dos quais para presidi-la, que serão designados, juntamente com seus substitutos, pela autoridade competente, nos termos do Capítulo I.
§ 1º – Os membros de que trata o “caput” deste artigo serão designados em caráter permanente ou especial, para participar de um ou mais certames específicos.
§ 2º – O presidente da comissão será escolhido dentre os servidores efetivos ou empregados públicos pertencentes aos quadros permanentes da Administração, ao qual compete a coordenação dos trabalhos.
§ 3º – As decisões da comissão de contratação serão tomadas pela maioria de seus membros.
Artigo 10 – Nas licitações na modalidade diálogo competitivo, será obrigatória a constituição de comissão de contratação formada exclusivamente por servidores efetivos ou empregados públicos pertencentes aos quadros permanentes da Administração, observadas a composição e a designação na forma do artigo 9º desta Portaria, admitida a contratação de profissionais para o assessoramento técnico.
Artigo 11 – À comissão de contratação compete:
I – substituir o agente de contratação, observado o disposto no artigo 5º desta Portaria, quando a licitação envolver contratação de bens ou serviços especiais;
II – conduzir a licitação na modalidade diálogo competitivo, observado o disposto no artigo 5º desta Portaria;
III – sanar erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos de habilitação e a sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado registrado e acessível a todos, atribuindo-lhes eficácia para fins de habilitação e classificação;
IV – receber, examinar e julgar documentos relativos aos procedimentos auxiliares previstos no artigo 78 da Lei Federal nº 14.133/2021, observado o disposto no artigo 7º desta Portaria.
Artigo 12 – No caso de modalidade concurso e nas demais licitações que utilizam o critério de melhor técnica ou conteúdo artístico, o julgamento será efetuado por uma banca especializada, integrada por pessoas de reputação ilibada e reconhecido conhecimento da matéria em exame.
Parágrafo único – A banca referida no “caput” deste artigo terá no mínimo 3 (três) membros, facultada a contratação de profissional de notória especialização para compor a equipe, nos termos do inciso XIII do art. 75 da Lei Federal nº 14.133, de 2021.
Do Gestor e dos Fiscais do Contrato
Artigo 13 – A designação do gestor, dos fiscais do contrato e de seus respectivos substitutos será feita considerando:
I – a qualificação do agente público para gestão ou fiscalização do objeto da contratação;
II – a compatibilidade com as atribuições já desempenhadas pelo agente público;
III. o princípio da segregação de funções, nos termos do artigo 3º.
§ 1º – É facultada, observando-se a complexidade do objeto da contratação:
1. a designação de mais de um fiscal de contrato, hipótese em que as atribuições de caráter técnico e administrativo a que aludem os artigos 16 e 17 desta Portaria serão desempenhadas por agentes públicos distintos;
2. a contratação de terceiros para assistir e subsidiar com informações pertinentes à atividade de fiscalização.
§ 2º – Para as contratações que envolverem obras e serviços de engenharia, será designado fiscal agente público que tenha formação nas áreas de engenharia ou arquitetura.
Artigo 14 – Para os fins desta Portaria, considera-se:
I – gestão de contrato: atividade de coordenação dos atos de fiscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios à instrução processual visando, entre outros, à prorrogação, à alteração, ao reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções e à extinção dos contratos;
II – fiscalização técnica: atividade de acompanhamento e avaliação da execução do objeto do contrato, incluindo a aferição da quantidade, da qualidade, do tempo e do modo da prestação ou da execução do objeto, em conformidade com os indicadores estabelecidos no edital, para fins de pagamento;
III – fiscalização administrativa: atividade de acompanhamento dos aspectos administrativos contratuais quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas e quanto ao controle do contrato administrativo no que se refere a revisões, a reajustes, a repactuações e a providências tempestivas nas hipóteses de inadimplemento;
IV – fiscalização setorial: atividade de acompanhamento da execução do contrato quanto aos aspectos técnicos ou administrativos, nos casos em que a prestação do objeto ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em Unidades desconcentradas de um órgão ou uma entidade.
Artigo 15 – Ao gestor do contrato cabe acompanhar, com auxílio dos fiscais técnicos, administrativos e setoriais, todas as etapas da execução contratual, em especial:
I – analisar:
a) pedidos de reequilíbrio econômico-financeiro;
b) propostas de alteração contratual;
II – receber definitivamente o objeto, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais, nos termos do artigo 140 da Lei Federal nº 14.133/2021;
III – decidir provisoriamente a suspensão da entrega de bens ou prestação de serviço;
IV – digitalizar e armazenar documentos fiscais e trabalhistas da contratada no Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo;
V – garantir a inserção e manutenção dos dados referentes ao contrato no Portal Nacional de Contratações Públicas;
VI – emitir documento comprobatório da avaliação realizada pelos fiscais técnicos, administrativos e setoriais quanto ao cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, baseado em indicadores objetivamente definidos e aferidos, com menção ao desempenho do contratado na execução contratual e às penalidades aplicadas;
VII – elaborar o relatório final de que trata a alínea “d” do inciso VI do § 3º do artigo 174 da Lei Federal nº 14.133/2021, com as informações obtidas durante a execução do contrato;
VIII – adotar as providências necessárias para a formalização de processo administrativo de responsabilização para fins de aplicação de sanções, de que trata o artigo 158 da Lei Federal nº 14.133/2021;
IX – coordenar as atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial.
Parágrafo único – As informações de que trata o inciso VI deste artigo serão objeto de anotação em cadastro de atesto de cumprimento de obrigações.
Artigo 16 – Aos fiscais técnicos do contrato cabe auxiliar o gestor no acompanhamento e fiscalização quanto aos aspectos técnicos, em especial:
I – sanar dúvidas ou divergências técnicas relacionadas à execução do objeto;
II – registrar, em relatório de vistoria técnica ou em documento pertinente, as ocorrências relevantes e respectivas sugestões de regularização, comunicando-as ao gestor do contrato;
III – realizar, em conformidade com cronograma físico-financeiro, as medições dos serviços executados e aprovar a planilha de medição emitida pela contratada;
IV – adotar medidas preventivas de controle de contratos, manifestando-se quanto à necessidade de suspensão da entrega de bens, da prestação de serviços ou da execução de obras;
V – conferir e atestar as faturas relativas às aquisições, serviços ou obras;
VI – avaliar os serviços executados;
VII – zelar pela observância das normas técnicas e legais, especificações e métodos de execução exigíveis para o perfeito cumprimento do objeto;
VIII – emitir pareceres técnicos em pedidos de alterações contratuais;
IX – solicitar a realização de testes, exames e ensaios necessários para realizar controle de qualidade da execução do objeto;
X – receber provisoriamente o objeto, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter técnico, nos termos do artigo 140 da Lei Federal nº 14.133/2021;
XI – propor a aplicação de penalidades à contratada;
XII – no caso de obras e serviços de engenharia:
a) armazenar os documentos relativos a projetos, alvarás, ART’s ou RRT’s e demais elementos de instrução referentes a projetos arquitetônico e complementares;
b) vistar o diário de obras, certificando-se de seu correto preenchimento;
c) verificar a correta construção do canteiro de obras, inclusive quanto aos aspectos ambientais;
XIII – auxiliar o gestor do contrato no desempenho da atribuição de que trata o inciso VI do artigo 15 desta Portaria.
Parágrafo único – A execução dos contratos será acompanhada e fiscalizada mediante aferição, no que couber:
1. de resultados alcançados, com verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;
2. dos recursos humanos empregados em função da quantidade e da formação profissional exigidas;
3. da qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
4. da adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;
5. do cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato;
6. da produtividade pactuada e efetivamente realizada para fins de verificação de eventual subdimensionamento e, se identificada a sua caracterização, proposta de adequação contratual.
Artigo 17 – Aos fiscais administrativos do contrato cabe auxiliar o gestor no acompanhamento e fiscalização quanto aos aspectos administrativos, em especial:
I – sanar dúvidas ou divergências administrativas relacionadas à execução do objeto;
II – realizar tarefas de controle de prazos, de acompanhamento de empenhos, pagamentos, garantias e glosas, de formalização de apostilamentos e de termos aditivos;
III – verificar a manutenção das condições de habilitação da contratada, inclusive mediante eventual solicitação dos documentos comprobatórios pertinentes;
IV – registrar, em documento pertinente, as ocorrências relevantes, comunicando-as ao gestor do contrato com propostas de regularização;
V – adotar medidas preventivas de controle de contratos, manifestando-se quanto à necessidade de suspensão da entrega de bens, da realização de serviços ou da execução de obras;
VI – receber o objeto provisoriamente, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter administrativo, nos termos do artigo 140 da Lei Federal nº 14.133/2021;
VII – propor a aplicação de penalidades à contratada;
VIII – examinar a regularidade no recolhimento das contribuições fiscal, trabalhista e previdenciária, nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra;
IX – auxiliar o gestor do contrato no desempenho da atribuição de que trata o inciso VI do artigo 15 desta Portaria.
Artigo 18 – Para fins da fiscalização setorial de que trata o inciso IV do artigo 14 desta Portaria, o órgão ou a Unidade poderá designar representantes para atuarem como fiscais setoriais nos locais de execução do contrato.
Parágrafo único – Na hipótese de que trata o “caput” deste artigo, caberá aos fiscais setoriais do contrato o exercício das atribuições elencadas nos artigos 16 e 17 desta Portaria.
Artigo 19 – A fiscalização de que tratam os artigos 16 a 18 acima poderá ser exercida por um único servidor, conforme definido pela Administração.
§ 1º – O desempenho das atribuições do fiscal de contrato não exime a contratada de sua responsabilidade contratual, pela qual responderá integral e exclusivamente.
§ 2º – O fiscal do contrato anotará, em registro próprio, todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, descrevendo e determinando o quanto necessário para a respectiva regularização.
Capítulo III – Das Disposições Finais
Artigo 20 – Os agentes públicos designados nos termos desta Portaria contarão com o auxílio dos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno para o desempenho das atividades essenciais à execução das suas funções.
§ 1º – O auxílio de que trata o “caput” se dará por meio de orientações gerais ou em resposta a solicitações de apoio, hipótese em que serão observadas as normas internas aplicáveis quanto ao fluxo procedimental.
§ 2º – Sem prejuízo do disposto no § 1º, a solicitação de auxílio ao órgão de assessoramento jurídico se dará por meio de consulta específica, que conterá, de forma clara e individualizada, a dúvida jurídica a ser dirimida.
§ 3º – Na prestação de auxílio, a Unidade de controle interno observará as normas legais e regulamentares aplicáveis à espécie e se manifestará acerca dos aspectos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos administrativos da gestão de contratações.
Artigo 21 – A Coordenadoria de Administração Geral – CODAGE poderá expedir instruções operacionais complementares.
Artigo 22 – Esta Portaria entrar em vigor na data de sua publicação (Autos USP nº 23.1.9841.1.0).
Reitoria da Universidade de São Paulo, 24 de abril de 2024.
CARLOS GILBERTO CARLOTTI JUNIOR
Reitor
