(Revogada pela Portaria GR 6294/2013)
Institui a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor.
O Reitor da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, nos termos do art 42, I, do Estatuto da Universidade de São Paulo, e considerando:
– a importância de se implementar a política de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições da Constituição Federal art 216, § 2º, dos Decretos nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, nº 29.838, de 18 de abril de 1989, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, e
– a importância de identificar e elaborar a tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, condição preponderante para assegurar o acesso à informação, em conformidade com as disposições do Decreto nº 58.052, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso à informação e define procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual e pelas entidades sem fins lucrativos que recebam recursos públicos estaduais para a realização de atividades de interesse público, baixa a seguinte
P O R T A R I A:
Artigo 1° – Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor, composta pelos seguintes servidores, sob a coordenação do primeiro nomeado:
– Profa. Dra. Johanna Wilhelmina Smit (ECA);
– Prof. Dr. José Alberto Cuminato (ICMC);
– Dr. Regis Lattouf (PG-USP);
– Sr. Daniel de Souza Coelho (VREA);
– Sr. Alberto Teixeira Protti (VREA);
– Sr. Franklin de França (STI);
– Sr. João Maria Caldeira Pacheco (DRH).
Artigo 2° – A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA tem as seguintes atribuições, garantida a autonomia Universitária:
I – Quanto à política de gestão documental:
a) atuar como interlocutora da Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, por meio de seu Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, de modo a disseminar as normas e procedimentos técnicos em seu âmbito de atuação, solicitando orientação sempre que necessário;
b) elaborar proposta de Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Universidade de São Paulo, em conformidade com as orientações do Departamento de Gestão do SAESP, caso o órgão ainda não tenha oficializado seus instrumentos de gestão documental;
c) orientar a implementação da política de gestão documental e efetiva aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, inclusive em relação aos documentos digitais;
d) consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral da USP acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a USP figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;
e) comunicar ao Arquivo Público do Estado a existência de outros documentos de arquivo não indicados no “Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio” para sua inclusão, bem como a necessidade de elaboração de normas e procedimentos que se fizerem necessários para o aperfeiçoamento da gestão documental no órgão;
f) planejar a revisão periódica do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim;
g) coordenar a eliminação de documentos em conformidade com as determinações do Decreto nº 48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP nº 02, de 02/12/2010, fazendo publicar no Diário Oficial os devidos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos;
h) propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, nos termos da legislação vigente.
II – Quanto à política de acesso:
a) orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão, visando assegurar o amplo acesso e divulgação;
b) realizar estudos, sob a orientação técnica da Unidade do Arquivo Público do Estado, por meio do Departamento de Gestão do SAESP, visando à identificação e à elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais de seu órgão;
c) encaminhar ao Reitor a tabela mencionada no inciso II, alínea b, deste artigo, bem como as normas e procedimentos visando à proteção de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, para oitiva do órgão jurídico e posterior publicação;
d) orientar o órgão sobre a correta aplicação dos critérios de restrição de acesso constantes das tabelas de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais;
e) comunicar à Unidade do Arquivo Público do Estado a publicação de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, e suas eventuais alterações, para consolidação de dados, padronização de critérios e realização de estudos técnicos na área;
f) propor ao Reitor a renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de documentos, dados e informações sigilosas;
g) manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais;
h) atuar como instância consultiva do Reitor, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas.
III – Informar ao Reitor a previsão de necessidades orçamentárias, bem como encaminhar relatórios periódicos sobre o andamento dos trabalhos.
IV – Manter registros de seus trabalhos e, quando for o caso, das subcomissões no Processo relativo aos Trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, contemplado na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, oficializada pelo Decreto nº 48.898/2004, sob o código de classificação 06.01.06.01.
§ 1º – Para o perfeito cumprimento de suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá se reunir periodicamente e poderá convocar servidores que possam contribuir com seus conhecimentos e experiências, bem como constituir subcomissões e grupos de trabalho.
§ 2º – Havendo subcomissões, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá propor a sua reestruturação sempre que necessário, bem como prestar orientação técnica, analisar e aprovar a Relação de Eliminação de Documentos, publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e designar um membro da subcomissão para acompanhar a fragmentação e lavrar o Termo de Eliminação de Documentos.
Artigo 3º – A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá consultar a Procuradoria Geral da USP quanto à definição de prazos de guarda e destinação dos documentos das atividades-fim, para sua posterior aprovação pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 4º – Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim dos órgãos da Administração Pública Estadual será realizada mediante autorização da Unidade do Arquivo Público do Estado.
Artigo 5º – À Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, responsável por propor a política de acesso aos documentos públicos, nos termos do art 6º, inciso XII, do Decreto nº 22.789/1984, caberá o reexame, a qualquer tempo, da tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais do órgão.
Artigo 6° – O trabalho na Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional, será prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes e será considerado como de serviço público relevante.
Artigo 7º – Sempre que houver alteração na composição da CADA, deverá ser providenciada sua reestruturação.
Artigo 8º – Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário.
Reitoria da Universidade de São Paulo, 20 de agosto de 2012.
JOÃO GRANDINO RODAS
Reitor
