(Revogada pela Portaria GR 3142/1998)
(Alterada pelas Portarias GR 2337/1988 e 2485/1989)
(Revoga as Portarias GR 87/1964, 965/1981 e 2190/1986)
Estabelece normas para a concessão de adiantamentos de fundos, das respectivas prestações de contas e dá outras providências.
O REITOR DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO, usando de suas atribuições legais baixa a seguinte
PORTARIA
Artigo 1º – A Universidade de São Paulo poderá efetuar despesas no regime de adiantamento que se regerá pelas normas legais vigentes e as constantes nos dispositivos subseqüentes.
§ 1º – Entende-se por adiantamento o numerário colocado à disposição do servidor, precedido de emissão de nota de empenho na dotação própria, para o fim da realização de despesas que por sua natureza ou urgência não possam se subordinar ao procedimento ordinário ou comum de empenho.
§ 2º – Os adiantamentos poderão ser mensais ou extraordinários e só serão concedidos a servidores da Universidade.
Artigo 2º – Somente serão concedidos adiantamentos para a realização de despesas assim classificadas:
a) nas alíneas orçamentárias pertencentes aos seguintes grupos de despesa:
– 3.1.2.0 – Material de Consumo;
– 3. 1. 3.0 – Serviços de terceiros ou encargos, ou
b) aquelas a seguir discriminadas:
– despesas de exercícios anteriores; (suprimido pela Portaria GR 2337/1988)
– despesa extraordinária e urgente, cuja realização não permita delonga;
– despesa a ser efetuada em local distante da sede;
– despesa miúda e de pronto pagamento;
– despesas judiciais;
– aquisição de imóveis;
– aquisição de livros, revistas e publicações especializadas destinadas a bibliotecas e coleções;
Artigo 3º – Não se fará novo adiantamento:
a) a quem do anterior não haja prestado contas, no prazo legal;
b) a quem, decorrido o prazo de 30 (trinta) tenha deixado de atender notificação para regularizar prestação de contas;
c) a responsável por dois adiantamentos da mesma natureza ou fim;
Artigo 4º – Não se fará adiantamento para despesa já realizada, nem se permitirão despesas maiores que as quantias adiantadas, ou realizadas após o período de aplicação autorizado, ocorrendo o eventual excesso por conta do responsável;
I – Dos Adiantamentos Mensais
Artigo 5º – O adiantamento mensal da mesma natureza ou fim não poderá ultrapassar o valor do duodécimo da dotação correspondente, tendo, preferencialmente, como valor mínimo em cruzados, o equivalente a 20 (vinte) Obrigações do Tesouro Nacional – OTNs, atualizado automaticamente nos meses de janeiro e julho de cada ano, arredondado no cálculo para o milhar mais próximo.
Artigo 6º – No princípio de cada civil, serão requisitados pelas Unidades/órgãos da Universidade de São Paulo os adiantamentos mensais para o ano.
Artigo 7º – Os adiantamentos serão entregues no início de cada mês pela Tesouraria Central ou depositados na instituição financeira mencionada no Art 21 desta Portaria, dentro dos meses a que se referirem, observadas as seguintes normas:
a) na concessão do adiantamento de um mês será exigida a prestação de contas relativa ao penúltimo mês, comprovada a sua entrega no protocolo da Reitoria, assim, o adiantamento de março só poderá ser retirado quando prestadas as contas do mês de janeiro;
b) a dependência tratada no inciso anterior refere-se a prestação de contas de adiantamento da mesma natureza, abrangendo, ainda, as contas impugnadas e não regularizadas no prazo legal;
c) o adiantamento não retirado dentro do mês a que se referir implica em seu cancelamento automático.
Artigo 8º – O adiantamento mensal só poderá ser aplicado dentro do mês correspondente.
Artigo 9º – A prestação de contas de adiantamento mensal deverá dar entrada no Protocolo da Reitoria até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao do respectivo adiantamento, prazo esse improrrogável.
Artigo 10 – Qualquer alteração nas dotações orçamentárias especificadas no Art 2º poderá acarretar reajuste do valor do respectivo adiantamento que ainda não tiver sido liberado, em consonância com os termos do Art 5º.
Artigo 11 – Os adiantamentos que não tiverem todas as características previstas neste capítulo, deixarão de ser mensais, ainda que emitidos por canta das dotações orçamentárias discriminadas no Art 2º, passando a regular-se pelo capitulo seguinte:
II – Dos Adiantamentos Extraordinários
Artigo 12 – Serão concedidos adiantamentos para a importação direta de material, subordinados à prestação de contas.
§ 1º – Os adiantamentos destinados à importação direta de material não poderão ser aplicados em aquisições no País, ainda que de artigos estrangeiros.
§ 2º – Em caráter excepcional, os prazos de aplicação de adiantamentos de importação direta de material, poderão ter prazos superiores aos fixados no art 13 e seus parágrafos, mediante solicitação justificada.
Artigo 13 – Além dos casos expressamente previstos nesta Portaria, só serão concedidos adiantamentos para despesas extraordinárias e urgentes que não possam ser processadas pelos meios ordinários, mediante autorização reitoral ou de autoridade que detenha tal poder por delegação, com prazo máximo de aplicação de até 90 (noventa) dias.
§ 1º – O limite mínimo do adiantamento extraordinário corresponde, preferencialmente, ao equivalente, em cruzados, a 30 (trinta) Obrigações do Tesouro Nacional – OTNs, valor atualizado automaticamente nos meses de janeiro e julho de cada ano, arredondado no cálculo para o milhar mais próximo.
§ 2º – O adiantamento extraordinário poderá ser reforçado em seu valor, ante pedido justificado do responsável, visado pela autoridade da Instituição solicitante, compreendida a sua aplicação dentro do período originalmente concedido.
§ 3º – Em havendo pedido de prorrogação de prazo de adiantamento extraordinário, plenamente justificado, temporaneamente protocolado na Reitoria e deferido por autoridade competente, o novo período, de no máximo 30 (trinta) dias, será somado ao prazo inicial.
Artigo 14 – As prestações de contas dos adiantamentos extraordinários serão feitas:
a) em 60 (sessenta) dias, a dos adiantamentos destinados à importação direta de materiais, na fase financeira; e
b) em 30 (trinta) dias, prorrogáveis por mais trinta, no máximo, mediante pedido justificado, as dos demais adiantamentos extraordinários.
§ 1º – Não será concedida nova prorrogação de prazo além dos limites fixados neste artigo.
§ 2º – As prestações de contas de adiantamentos destinados à importação direta de material serão feitas em duas fases: uma financeira, dentro do prazo fixado na letra “a” deste artigo; e outra, patrimonial, por ocasião da chegada do material na Unidade/órgão. I
III – Dos Adiantamentos da Receita Própria
Artigo 15 – Aos adiantamentos levantados por conta de recursos da Receita Própria não se aplicam as restrições contidas no Art 5º desta Portaria.
Artigo 15 – Aos adiantamentos levantados por conta de recursos da Receita Própria se aplicam as restrições contidas no art 5º desta Portaria, no que se refere ao valor mínimo em cruzados. (alterado pela Portaria GR 2337/1988)
Artigo 16 – Em casos absolutamente excepcionais, quando comprometidas a segurança de pessoas, obras, serviços, bens, equipamentos ou a continuidade de pesquisas, com repercussões negativas ao ensino, poderão ser adquiridos bens permanentes através da Renda Própria, na rubrica “Investimentos Custeados com Recursos Próprios”, desde que plenamente justificada a impossibilidade de aquisição de tais bens pelos meios normais de empenhamento.
IV – Das Disposições Gerais e Transitórias
Artigo 17 – As prestações de contas impugnadas deverão ser regularizadas pelos responsáveis dentro de 30 (trinta) dias, no máximo, prazo que esgotado impedirá a concessão de um novo adiantamento da mesma natureza.
Artigo 18 – Sem prejuízo de outras sanções legais, a inobservância dos prazos de prestação de contas, ou de regularização das mesmas, acarretará ao responsável a suspensão de seus vencimentos ou salários, até que a falta seja sanada, implicando ainda na cobrança de mora de 1% (um por cento) ao mês calculada sobre as importâncias aplicadas irregularmente.
Parágrafo único – Aplicação irregular de valores poderá ainda sujeitar o responsável à correção monetária calculada, de acordo com a variação das Obrigações Reajustáveis do Tesouro Nacional – OTN’s, no espaço de tempo compreendido entre as datas da efetivação da despesa e de sua regularização.
Artigo 19 – Das requisições de adiantamentos constarão o dispositivo legal em que se fundamenta, o nome, cargo ou função, o registro funcional do responsável, dados da conta bancária (Instituição, agência, nº da conta, nome completo, etc.) a dotação orçamentária onde se classificará a despesa e o prazo de aplicação, só podendo o numerário ser aplicado nos termos da requisição.
Artigo 20 – A cada adiantamento deverá corresponder uma prestação de contas, que deverá incluir a quantia adiantada como reforço, observadas as seguintes exigências:
a) balancete assinado pelo responsável e visado por autoridade competente;
b) documentação original da despesa, com a apresentação de segundas vias, em casos especiais, devidamente justificada;
c) a documentação relativa ao procedimento licitatório quando ultrapassado o limite de isenção e/ou documentos da dispensa da licitação, contendo o embasamento legal e suas respectivas justificativas, quando for o caso;
d) documentos de autorização prévia da despesa quando esta depender dessa exigência;
e) recibos devidamente assinados, com a indicação legível do nome, endereço, R.G. (número e órgão emissor) e CIC do beneficiário;
f) declaração de recebimento do material e/ou serviço, e cópia do documento contábil de incorporação do material, ou justificativa quando ocorrer a sua falta;
g) guia de recolhimento, à Tesouraria Central da Reitoria, de saldos não utilizados ou outros valores devidos;
h) cópias das Notas de Empenho que deram origem ao adiantamento.
§ 1º – As indenizações por gastos em viagens poderão ser comprovadas com relatórios pormenorizados, acompanhados do respectivo recibo.
§ 2º – A comprovação de despesa que não possa ser feita nos termos do parágrafo anterior será julgada a prudente critério da Reitoria.
Artigo 21 – As quantias adiantadas, até sua utilização, ficarão depositadas obrigatoriamente em conta corrente específica do Banco do Estado de São Paulo S.A., aberta em nome do responsável, contendo o aditamento “Conta Adiantamento/USP”.
§ 1º – Se na sede de trabalho do responsável inexistir agência do Banco do Estado de São Paulo S.A. a conta corrente poderá ser aberta na Caixa Econômica do Estado de São Paulo S.A., e em última instância, em outra instituição financeira oficial.
§ 2º – A utilização de outro estabelecimento de crédito que não o Banco do Estado de São Paulo S.A. fica na dependência de pedido justificado, formulado pelo interessado e autorizado pela Coordenadoria de Administração Geral – CODAGE.
§ 3º – Os recibos passados a “rogo” devem estar assinados por duas testemunhas, devidamente qualificadas e conter, de forma legível: nome, endereço, estado civil e documento de identificação dos signatários e do solicitante.
§ 4º – Dar-se-á como ajustada a prestação de contas cujo saldo representar quantia igual ou inferior ao equivalente, em cruzados, a 5% (cinco por cento) do valor de uma OTN, atualizado nos meses indicados no Art 5º desta Portaria, arredondado no cálculo para a dezena mais próxima.
Artigo 22 – Os adiantamentos concedidos anteriormente à vigência desta Portaria, e respectivas prestações de contas, inclusive as impugnadas, deverão ser solucionadas dentro das normas então vigentes.
Artigo 23 – O exame da prestação de contas será efetuado pelo Departamento Financeiro, da Coordenadoria de Administração Geral, e estará sujeito a auditoria da Secretaria da Fazenda e do Egrégio Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
Artigo 24 – O abono da prestação de contas, no âmbito da Universidade de São Paulo, compete ao Reitor ou a autoridade que detiver tal poder por delegação.
Artigo 25 – Os casos omissos serão resolvidos pelo Reitor.
Artigo 26 – A Coordenadoria de Administração Geral – CODAGE expedirá instruções complementares objetivando a operacionalização das normas desta Portaria.
Artigo 27 – Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário e, em especial, as Portarias GR nºs 87, de 15/09/64; 965, de 20/02/81 e 2190, de 13/11/86 (Proc. USP nº 64.1.12237.1.4).
Reitoria da Universidade de São Paulo, 12 de fevereiro de 1988.
JOSÉ GOLDEMBERG
Reitor
