PORTARIA GR Nº 4795, DE 28 DE JULHO DE 2010.
(D.O.E. - 29.07.2010)(Revogada pela Portaria GR-5388/2011)
Estabelece normas para a concessão de adiantamento de fundos, para as respectivas prestações de contas e dá outras providências.
O Reitor da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, nos termos do art 42, I, do Estatuto da Universidade de São Paulo, baixa a seguinte
P O R T A R I A:
CAPÍTULO I - DA CONCESSÃO DOS ADIANTAMENTOS
Artigo 1º - A Universidade de São Paulo poderá efetuar despesas no regime de adiantamento, que se regerá pelas normas legais vigentes e pelas constantes nos dispositivos subsequentes.
Parágrafo único - Entende-se por adiantamento o numerário colocado à disposição de servidor, precedido de emissão de nota de empenho na dotação própria, para o fim de realização de despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam se subordinar ao procedimento ordinário de empenho.
Artigo 2º - Os adiantamentos serão extraordinários e concedidos apenas a servidores ativos da Universidade.
§ 1º - Serão concedidos somente 02 (dois) adiantamentos por servidor, independentemente da fonte de recursos (Tesouro do Estado/Receita Própria/Convênios), devendo ser observado o disposto nos artigos 7º e 10 desta Portaria.
§ 2º - Não será concedido adiantamento para despesas já realizadas, nem se permitirão despesas maiores que as quantias adiantadas, ou realizadas após o período de aplicação autorizado, correndo eventual excesso por conta do responsável pelo adiantamento.
Artigo 3º - O numerário correspondente aos adiantamentos deverá ficar depositado no Banco do Brasil S/A, obrigatoriamente em conta corrente institucional, sendo uma por responsável e específica para movimentação de adiantamentos.
§ 1º - A abertura da conta corrente deverá ser feita em nome do responsável pelo adiantamento e conter, no mínimo, duas titularidades, devendo o 1º titular ser o responsável pelo adiantamento e o 2º, um servidor indicado pela Autoridade Competente, que poderá ainda indicar um 3º e um 4º titulares.
§ 2º - A movimentação da conta corrente deverá conter, no mínimo, duas assinaturas, sendo obrigatória a assinatura do responsável pelo adiantamento e de um dos demais titulares.
Artigo 4º - Somente serão concedidos adiantamentos para a realização de despesas que se enquadrem nas respectivas categorias econômicas, em uma das seguintes situações:
I. extraordinárias e urgentes;
II. efetuadas em local distante da sede;
III. miúdas e de pronto pagamento;
IV. diárias e ajuda de custo;
V. honorários e auxílios pagos a professores estranhos ao quadro da USP, pela participação em bancas examinadoras, palestras e conferências;
VI. encargos e contribuições sociais;
VII. transportes em geral;
VIII. excursões didáticas;
IX. judiciais;
X. aquisição de imóveis;
XI. aquisição de objetos históricos, obras de arte, peças de museu e semelhantes, destinados a coleções;
XII. aquisição de livros, revistas, publicações especializadas e títulos em CD, DVD e outras mídias eletrônicas, destinados a bibliotecas e coleções.
CAPÍTULO II - DOS PRAZOS
Artigo 5º - O prazo de aplicação dos adiantamentos será de 30 (trinta) dias corridos, devendo-se incluir a data de emissão do empenho. Este prazo é improrrogável.
Artigo 6º - O prazo para apresentação da prestação de contas dos adiantamentos será de 30 (trinta) dias, contados a partir do primeiro dia imediatamente subsequente ao término do prazo de aplicação.
Parágrafo único - Este prazo poderá ser prorrogado por mais 30 (trinta) dias, no máximo, mediante pedido justificado do dirigente da Unidade/Órgão à CODAGE.
Artigo 7º - O exame dos procedimentos de prestação de contas deverá ser efetuado pelo Setor de Contabilidade de cada Unidade/Órgão em, no máximo, 30 (trinta) dias após o término do prazo de aplicação.
Artigo 8º - Não será concedido novo adiantamento:
a) a quem do anterior não tenha prestado contas no prazo legal;
b) a quem, decorrido o prazo de 30 (trinta) dias, tenha deixado de atender notificação para regularização de contas.
Parágrafo único - A inobservância dos prazos de prestação ou de regularização de contas, ou ainda a utilização irregular de valores, ensejará a aplicação das sanções disciplinares, assegurado sempre, mediante prévia notificação, o exercício do direito de defesa, observado o prazo de 5 (cinco) dias úteis, sem prejuízo da obrigação de restituir o valor do dano.
CAPÍTULO III - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Artigo 9º - A cada adiantamento deverá corresponder uma prestação de contas, que incluirá a quantia adiantada. Os documentos integrantes da prestação de contas, em especial aqueles de caráter obrigatório, devem ser autuados formando um único processo, conforme abaixo descrito:
a) notas de empenho (inicial e anulações);
b) documentação fiscal original quitada;
c) recibos devidamente assinados, com a indicação legível do nome, endereço, R.G. (número e órgão emissor) e CPF do beneficiário (para estrangeiros, o Passaporte). Em se tratando de recibo passado a rogo, este deve ser assinado por duas testemunhas devidamente qualificadas e conter, de forma legível, nome, endereço, profissão, estado civil e documento de identificação dos signatários e do solicitante;
d) guia referente ao recolhimento de saldos não utilizados;
e) comprovante bancário de devolução do saldo não utilizado;
f) extrato bancário do período de aplicação, da conta específica do adiantamento;
g) relatórios pormenorizados, acompanhados dos respectivos comprovantes, no caso de despesas com viagens;
h) relatório de despesas assinado pelo responsável pelo adiantamento;
i) balancete assinado pelo Contador da Unidade/Órgão, atestando a regularidade dos procedimentos adotados;
j) termo de abono assinado pela Autoridade Competente.
Parágrafo único - Todas as despesas devem conter declaração de recebimento do material/serviço, bem como justificativa sobre a aquisição do bem, material ou serviço.
CAPÍTULO IV - DAS PENALIDADES
Artigo 10 - Em caso de inobservância dos prazos previstos nesta Portaria e/ou de utilização irregular de valores:
a) deverão ser aplicadas sanções disciplinares, assegurado o exercício do direito de defesa, mediante prévia notificação feita diretamente ao interessado, observando-se o prazo de 05 (cinco) dias úteis, sem prejuízo da obrigação de restituir o valor do dano;
b) o saldo de adiantamento requisitado e não recolhido dentro do prazo de prestação de contas estará sujeito a correção monetária, a partir da data de encerramento daquele prazo, enquanto que as despesas impugnadas também deverão ser recolhidas, devidamente corrigidas, a partir da data da emissão da documentação fiscal. Em ambos os casos o índice a ser utilizado será a UFESP, ou aquele que vier a substituí-la, correndo às expensas do responsável pelo adiantamento;
c) será impedida a concessão de novos adiantamentos enquanto perdurar a inadimplência.
CAPÍTULO V - DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 11 - Findo o prazo estipulado no artigo 6º desta Portaria, a prestação de contas será considerada em atraso e o responsável pelo adiantamento ou quem deu causa sujeito às penalidades previstas no artigo 10 desta Portaria, salvo em caso da prorrogação prevista no parágrafo único do artigo 6º.
Artigo 12 - No âmbito da Unidade, caberá à autoridade designada pelo dirigente identificar o responsável pelo atraso da prestação de contas.
Artigo 13 - Compete ao dirigente da Unidade a aplicação das penalidades previstas nas alíneas “a” e “b” do artigo 10 desta Portaria.
Artigo 14 - A prestação de contas estará sujeita à auditoria da Reitoria, bem como dos órgãos fiscalizadores do Poder Público.
Artigo 15 - O abono da prestação de contas, no âmbito da Universidade de São Paulo, compete ao Reitor ou à Autoridade que detiver tal poder por delegação.
Artigo 16 - As despesas realizadas em regime de adiantamento não poderão, individualmente, superar 5% do limite estabelecido no artigo 23, inciso II, alínea “a”, da Lei 8666/93, conforme disposições do parágrafo único do artigo 60 da referida lei.
Artigo 17 - Compete à CODAGE resolver os casos omissos, bem como esclarecer possíveis dúvidas na aplicação das normas previstas nesta Portaria.
Artigo 18 - Os adiantamentos concedidos anteriormente à vigência desta Portaria e as respectivas prestações de contas, inclusive as impugnadas, regem-se pelas normas vigentes à época de sua concessão.
Artigo 19 - Esta Portaria entrará em vigor em 16 de agosto de 2010, revogadas as disposições em contrário, em especial a Portaria GR nº 4040, de 11 de dezembro de 2008 (Prot. USP nº 2008.5.2363.1.8).
Reitoria da Universidade de São Paulo, 28 de julho de 2010.
JOÃO GRANDINO RODAS
Reitor