PORTARIA GR Nº 3083, DE 23 DE OUTUBRO DE 1997.
(D.O.E. - 25.10.1997)(Revogada pela Portaria GR-3989/2008)
(Alterada pela Portaria GR-3091/1997)
(Esta é uma versão CONSOLIDADA. Para ver a versão original clique aqui)
Institui o Sistema de Arquivos da Universidade de São Paulo - SAUSP - e dá outras providências.
O Reitor da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, baixa a seguinte
PORTARIA:
Artigo 1º - Fica instituído o Sistema de Arquivos da Universidade de São Paulo - SAUSP, com a finalidade de administrar a produção arquivística da Universidade, desde a geração ou recepção dos documentos por órgãos ou agentes da USP até o seu destino final, com ênfase na preservação, compartilhamento e disseminação das informações geradas pelas relações internas e externas da instituição.
Parágrafo único - Os arquivos da USP são constituídos pelos documentos produzidos, recebidos e acumulados, em qualquer suporte, por órgãos ou agentes de todos os níveis da estrutura organizacional da instituição, em função do cumprimento das finalidades, atribuições e competências previstas no Estatuto, Regimento Geral e Regimentos orgânicos da Universidade.
SEÇÃO I
DA ORGANIZAÇÃO DO SAUSP
Artigo 2º - O SAUSP compreende:
I - Órgão Central;
II - Órgãos Setoriais;
III - Conselho Técnico.
Artigo 3º - A Coordenadoria de Administração Geral - CODAGE, por intermédio do Departamento de Serviços Administrativos, atuará como Órgão Central do SAUSP.
Artigo 4º - As Unidades e demais Órgãos da Universidade, por meio de instâncias administrativas envolvidas com a gestão de documentos, atuarão como Órgãos Setoriais do SAUSP.
Artigo 5º - O Conselho Técnico, sob a presidência de um representante do Órgão Central, será composto de 9 (nove) membros designados pelo Reitor.
§ 1º - A designação dos membros recairá sobre profissionais qualificados para o cumprimento das competências previstas no artigo 8º.
§ 2º - O mandato do Conselho Técnico será de 4 (quatro) anos.
§ 3º - O Conselho Técnico poderá designar comissões assessoras para trabalhos específicos.
Artigo 5º - O Conselho Técnico terá a seguinte composição:
I - o Coordenador de Administração Geral, seu Presidente;
II - 6 (seis) membros, especialistas da área, designados pelo Reitor.
§ 1º - O mandato do membro referido no inciso I corresponde ao de seu cargo, e os dos membros referidos no inciso II será de 4 (quatro) anos.
§ 2 º - O Conselho Técnico poderá designar comissões assessoras para trabalhos específicos. (alterado pela Portaria GR nº 3091/1997)
SEÇÃO II
DAS COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES
Artigo 6º - Compete ao Órgão Central a administração do SAUSP, com as seguintes atribuições:
a) cumprir e fazer cumprir as normas emanadas do Conselho Técnico;
b) elaborar e executar o planejamento do SAUSP;
c) baixar atos no âmbito de sua competência;
d) zelar pela qualidade da produção, fluxo, avaliação, conservação, processamento técnico, recuperação e acessibilidade dos documentos;
e) manter cadastro dos Órgãos Setoriais do SAUSP;
f) acompanhar e divulgar legislação e normas técnicas referentes à gestão de documentos;
g) subsidiar os sistemas informatizados de registro e controle de documentos;
h) supervisionar os Órgãos Setoriais na aplicação de planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão documental do SAUSP;
i) supervisionar o recolhimento de documentos de valor permanente nos Órgãos Setoriais, visando assegurar sua conservação, recuperação e tratamento técnico adequados;
j) submeter ao Conselho Técnico, para aprovação, propostas relacionadas à temporalidade dos documentos correntes ou daqueles anteriormente acumulados.
Artigo 7º - Compete aos Órgãos Setoriais a responsabilidade pela gestão documental das respectivas Unidades e Órgãos, com as seguintes atribuições:
a) cumprir e fazer cumprir as normas emanadas do Órgão Central;
b) orientar as Unidades e Órgãos quanto à qualidade da produção, fluxo, avaliação, conservação, processamento técnico, recuperação e acessibilidade dos documentos;
c) elaborar propostas e aplicar planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão aprovados pelo Conselho Técnico;
d) acompanhar as alterações da estrutura organizacional e do funcionamento das respectivas Unidades e Órgãos, de modo a instruir as ações do SAUSP;
e) manter atualizados seus dados cadastrais junto ao Órgão Central;
f) controlar o recolhimento e prover o tratamento técnico dos documentos de guarda permanente, consoante orientação do Conselho Técnico;
g) participar de reuniões e deliberações do SAUSP;
h) apresentar ao Órgão Central propostas de revisão e aperfeiçoamento do SAUSP.
Artigo 8º - Compete ao Conselho Técnico o estabelecimento de diretrizes e normas do SAUSP, com as seguintes atribuições:
a) orientar o SAUSP no que diz respeito a técnicas e métodos a serem adotados;
b) analisar e aprovar planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão;
c) decidir sobre o destino e processamento técnico dos documentos acumulados anteriormente à criação do SAUSP;
d) formular política de acesso à documentação;
e) decidir sobre matéria que lhe for apresentada pelo Órgão Central.
SEÇÃO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 9º - O Conselho Técnico deverá, no prazo de 60 (sessenta) dias da respectiva designação, formular seu regimento interno, submetendo-o à aprovação da CODAGE.
Artigo 10º - O Conselho Técnico apresentará aos órgãos competentes, no prazo de 1 (um) ano, o perfil profissional do gestor de documentos no âmbito da USP.
Artigo 11º - Os dirigentes de Unidades e Órgãos indicarão, mediante Portaria, a instância de sua estrutura organizacional que atuará como Órgão Setorial do SAUSP, no prazo de 30 (trinta) dias da data da publicação desta.
Artigo 12º - As Unidades e Órgãos proverão, no prazo de 2 (dois) anos, espaço físico e equipamentos adequados à preservação, tratamento técnico e acessibilidade dos documentos de valor permanente sob sua responsabilidade.
Artigo 13º - Ficam aprovados os seguintes instrumentos de gestão do SAUSP, que constituem parte integrante desta Portaria:
Anexo I - Tabelas de Temporalidade dos Documentos da USP.
Anexo II - Plano de Classificação dos Documentos da USP.
Anexo III - Glossário de Espécies e Tipos de Documentos da USP.
Artigo 14º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.
Reitoria da Universidade de São Paulo, 23 de outubro de 1997.
FLÁVIO FAVA DE MORAES
Reitor